کارآفرینان به ایمیل هایشان چگونه پاسخ دهند؟ - نقد و بررسی سینما

به گزارش نقد و بررسی سینما، کارآفرینان در پاسخ به درخواستها عجولانه رفتار ننمایند

مسائلی وجود دارد که شاید از ابتدا توجهی به آن نداشته باشید ولی با گذر زمان به پیغامدهای آن پی خواهید برد. یک نمونه از این مسائل، سرعت عمل در پاسخگویی به ایمیل ها است. افرادی هستند که سریع ایمیل های دریافتی را خوانده و سریع هم به آنها پاسخ می دهند یا حتی پاسخ ایمیل ها را بصورت اتوماتیک تنظیم می نمایند. ممکن است حتی بیشتر از این پیش رفته و ایمیل ها را در فولدرهای مختلف بر اساس الویت پاسخ دهی دسته بندی نمایند. این افراد به محض اینکه تعداد ایمیل های بی پاسخشان زیاد گردد، استرس می کیرند. در کل به محض ارسال ایمیل به آنها، جواب دریافت می کنید و پیغام عذر خواهی را خواهید دید. در ادامه با خبرنگاران همراه باشید.

همانطور که در تیتر اشاره شد، معذرت خواهی برای مدت زمان معمول پاسخ دادن به یک ایمیل، هم برای ارسال نماینده و هم برای گیرنده، مشکلاتی ایجاد می نماید. با معذرت خواهی، شما نامه را با یک پیام منفی آغاز نموده اید، و این کار جایگاه ارسال نماینده را پایین می آورد. در نتیجه هر درخواست یا اطلاعاتی که تبادل می گردد را نیز تحت تاثیر قرار می دهد، چون ارسال نماینده در موضع ضعف قرار گرفته است.

از همه مهم تر، رفتار توام با عذرخواهی باعث فشار بر هر دو طرف می گردد و این طرز فکر را ایجاد می نماید که ایمیل باید سریع جواب داده گردد و اگر از این زمان بیشتر طول بکشد، باعث پدید آمدن مشکلاتی خواهد شد. این طرز فکر باعث می گردد که هر دو طرف تحت فشار باشند و انتظار داشته باشند که همواره باید ارتباط های سریع داشته باشند.

این مسئله بیشتر در خصوص کارآفرینان صادق است. برای خیلی از این افراد، ساعت کاری یا روزهای کاری، قاعده ای مبهم است که با ذهنیت آنها جور در نمی آید. این افراد می توانند ساعت های طولانی تا نیمه شب مشغول به کار باشند و آخرهفته و روزهای وسط هفته آنها، هیچ تفاوتی با هم ندارد. ولی حقیقت این است که تعداد کمی از افراد، انتظار دارند که جوابی سریع به ایمیل شان داده گردد. اگر افراد بخواهند جواب های سریع تری بگیرند، ترجیح می دهند که با وسایل ارتباط جمعی سریع تری همانند تلفن یا تماس متنی ارتباط برقرار نمایند.

زمان جواب دادن به ایمیل ها را طولانی تر کنید

باید بتوانید بدون هیچ فشاری، برای پاسخ دادن طولانی تر به ایمیل هایتان برنامه ریزی کنید. اگر قرار است که جواب سریع و نتیجه بخش باشد، آن ایمیل را در بخش کارهای آینده (To Do list) قرار دهید. اگر یک یا دو روز هم طول کشید تا به ایمیل جواب دهید، احساس ناراحتی نکنید. اگر این کار را انجام ندیهید، زمان خیلی زیادی را در inbox خود صرف می کنید و وقت ارزشمند خود را به انجام سایر پروژه ها تخصیص نمی دهید. جواب دادن به ایمیل ها می تواند به صورت زمان های خاص در هر روز، برای تعداد معینی ایمیل باشد.

با تاییدیه گرفتن از ایمیل ها، زمان خریداری کنید

اگر ایمیلی دریافت نموده اید که می خواهید آن را خیلی دیرتر جواب دهید، یا نمی دانید چه موقع می توانید به آن جواب دهید، یک ایمیل اتوماتیک برای دریافت نماینده بفرستید که او متوجه گردد ایمیل را دریافت نموده اید و تاریخ حدودی جواب را به او اعلام کنید: نامه شما را دریافت کردم، آن را مطالعه خواهم کرد و جواب را هفته آینده برایتان ارسال می کنم. با این کار، برای جواب دادن به مخاطب، تحت فشار نخواهید بود.

معذرت خواهی نکنید، تشکر کنید

اگر احساس می کنید که جواب ایمیل خیلی طول می کشد، پایین متن، این عبارت را اضافه کنید: از شکیبایی شما کمال قدردانی را دارم. به این شکل، شما اعلام نموده اید که جواب نامه را دیر خواهید داد، ولی هرگز موضع شما، موضع پایین نخواهد بود و شما می توانید در زمان دلخواه به ایمیل جواب دهید.